Per inviare in modo corretto una lettera, si devono rispettare alcune convenzioni: il nome del destinatario si scrive sempre sulla facciata anteriore e non apribile della busta e il mittente si scrive sulla facciata posteriore con l'apertura. Solo nella corrispondenza commerciale la sigla stampata può apparire sulla facciata posteriore (in alto a sinistra). Il francobollo si applica in alto a destra, mentre qualsiasi etichetta speciale deve essere posta sul lato sinistro della busta. Sul margine sinistro a quasi un terzo della larghezza della busta bisogna scrivere:

- L'intestazione (es. "gent.mo"), titolo o carica di destinatario (es. Prof. Avv. Ing). In mancanza di titoli o se si preferisce non usarli, si possono usare formule di cortesia come "gentili signori", "gentile famiglia", etc.

- Il nome di destinatario: prima scrivere il nome e poi il cognome (sebbene in passato si faceva il contrario).

- l'indirizzo: Indicando la Via seguita dal Numero civico.

- Il CAP della località (Codice di avviamento postale) seguito dal nome della città. Se non si tratta di una città che è anche provincia, bisogna scrivere (fra parentesi) il nome della città seguito dal nome (o l'abbreviazione) della provincia più vicina.
Esempi: Cascina (Pisa o PI), Calcinate (Bergamo o BG).

- Il paese o nazione viene indicato solo se si invia la corrispondenza all'estero.
Sulla facciata posteriore si scrive il mittente nella formulazione specificata per il lato anteriore. Generalmente lo si scrive in alto sopra la parte apribile (lingua).

Le email hanno sostituito le lettere tradizionali per le modalità di contatto formale, pertanto saper scrivere correttamente un messaggio di posta elettronica è divenuto un fattore importante. Ecco alcune semplici regole per scrivere email invidiabili. I recapiti di posta elettronica amatoriale non offrono un'impressione di serietà, è meglio usare un indirizzo più formale e adatto a un ambiente lavorativo. Se ancora non lo possiedi puoi recarti sul servizio gmail (www.gmail.com) e creare un indirizzo di posta elettronica che contenga il tuo nome o cognome, magari aggiungendo qualche numero o simbolo prima o dopo per ridurre il rischio che risulti già registrato (Esempio: marco.rossi70@gmail.com) Nelle email è possibile specificare uno o più destinatari principali (A:) oltre ad eventuali destinatari per conoscenza (Cc:), con gli indirizzi è opportuno non esagerare per evitare che il messaggio venga ignorato o contrassegnato da una bassa priorità. E' presente un ulteriore campo (Ccn:) in cui è possibile inserire ulteriori destinatari nascosti, in pratica le persone che riceveranno l'email la leggeranno correttamente ma non vedranno gli altri indirizzi a cui è stata spedita. Spesso chi legge le e-mail non ha molto tempo da perdere, pertanto specificare subito l’oggetto in modo chiaro, diretto e breve agevolerà l'apertura della stessa. Esempio: Convocazione riunione del .... Se state scrivendo a un’azienda o a un professore, esordire con “Ciao” non è la scelta migliore. Più adatti sono, invece, “Egregio” o “Gentile” seguiti da titolo e cognome del destinatario: es. Egregio Prof. Bianchi. Se chiaramente non conoscete il nome, optate per un generico “All’attenzione del responsabile ufficio ...”. Se state scrivendo a un destinatario per la prima volta, è bene presentarsi direttamente nella prima riga per meglio orientare alla lettura il destinatario.
Ad esempio: Sono Marco Rossi, responsabile del magazzino. Prima di salutare, è bene ringraziare il destinatario e fargli sapere se ci si aspetta una risposta o meno. “Grazie dell’attenzione” e “In attesa di notizie, le auguro buona giornata” sono formule di cortesia e professionalità. Anche i saluti finali vanno scritti pensando al destinatario. “Cordiali saluti” oppure “Distinti saluti” sono il giusto compromesso. Aggiungete sempre in calce il vostro Nome e Cognome e se lo ritenete opportuno inserite anche ulteriori dati come il vostro indirizzo e numero di telefono, infatti in alcuni casi potreste essere contattati direttamente per telefono anziché ricevere una email di risposta. Qualora dovete inviare al destinatario del materiale riservato, come ad esempio il vostro curriculum o altre informazioni sensibili, è bene specificare che le informazioni inviate sono riservate agli indirizzi destinatari e non possono essere diffuse a terzi senza la vostra specifica autorizzazione. In alcuni casi può essere opportuno inserire delle formulazioni tipiche (facilmente reperibili sul web) che richiamano anche la legislazione vigente in riferimento alla privacy. Fatta eccezione per alcuni servizi come Gmail che offrono la cancellazione limitatamente a pochi secondi dall'invio (da 5 a 30 secondi se specificato nelle impostazioni), le email non si possono cancellare una volta inviate. Pertanto prendetevi sempre del tempo per ricontrollare il tutto a livello di forma, contenuto e sintassi, verificando anche l'effettivo inserimento degli allegati che spesso viene citato nel corpo ma poi dimenticato.